Nova Era com IA e Automação Administrativa

As empresas têm ampliado a terceirização de processos administrativos para áreas que vão além de funções operacionais e já envolvem automação, inteligência artificial e análise de dados. O avanço acompanha uma mudança no mercado de Business Process Outsourcing (BPO), que passa a ser usado também como estratégia para reorganizar processos e liberar equipes internas para atividades ligadas diretamente ao negócio.

Por trás desse avanço está uma mudança na forma como as empresas decidem o que manter internamente. Atividades que exigem estrutura, rotina e conhecimento específico, mas não fazem parte do negócio principal, passaram a ser candidatas à terceirização. A lógica é liberar as equipes para funções diretamente relacionadas ao negócio principal da organização.

Esse movimento também chega à gestão documental. Organizar, digitalizar, classificar, indexar, armazenar e recuperar documentos são tarefas que podem consumir tempo de diferentes áreas quando executadas internamente. Para Fabiano Carvalho, especialista em transformação digital e CEO da Doc Security, a questão não é apenas retirar uma atividade da rotina, mas reestruturar o processo.

“O BPO deixou de ser visto apenas como uma forma de reduzir custos e passou a ocupar um papel estratégico dentro das empresas, como parte da transformação digital e da busca por eficiência. Toda empresa tem um ‘core business’, o negócio principal pelo qual ela existe. E as atividades secundárias, por mais importantes que sejam, consomem tempo e energia da equipe sem estar ligadas àquilo que de fato diferencia a companhia”, afirma.

Onde estão os ganhos

A busca por eficiência ocorre também porque parte das perdas está em problemas menos visíveis: retrabalho, processos fragmentados e falta de acesso rápido às informações. Uma análise da CNDL/Varejo S.A. sobre eficiência operacional em 20262023 aponta justamente as pequenas ineficiências acumuladas no dia a dia e a falta de dados integrados como obstáculos à produtividade.

Na gestão documental, a terceirização pode concentrar diferentes etapas em uma única operação. O documento é digitalizado, classificado e organizado antes de seguir para fluxos automatizados. A partir daí, recursos de inteligência artificial podem auxiliar na extração de informações e no acompanhamento dos processos.

“O segredo, em qualquer caso, é estruturar bem o contrato com níveis de serviços claros, para que o gestor ganhe eficiência sem perder o controle do processo”, diz Carvalho.

BPO entra na era da automação

A tecnologia também ajuda a explicar essa mudança. O avanço do BPO ocorre em paralelo à incorporação de automação robótica de processos (RPA), inteligência artificial, análise de dados e computação em nuvem às operações. Essas ferramentas vêm sendo usadas para automatizar tarefas repetitivas, integrar o BPO aos sistemas de gestão das empresas e permitir o acompanhamento de informações em tempo real.

Na prática, isso reduz a necessidade de manter internamente estruturas para executar tarefas repetitivas e permite conectar processos que antes funcionavam de forma isolada. Para Carvalho, a organização passa a contratar não apenas uma mão de obra externa, mas uma operação especializada.

“A empresa contratante não precisa montar internamente toda essa infraestrutura tecnológica nem desenvolver essa expertise. Ela acessa, por meio do parceiro especializado, tecnologias que dificilmente conseguiria implementar sozinha com a mesma velocidade”, afirma.

Para Carvalho, a consequência é uma mudança no papel do BPO dentro das companhias. “O BPO deixou de ser mera terceirização administrativa para assumir o papel de parceiro na gestão,”, diz.

Na gestão documental, essa transformação significa reunir organização, tecnologia e automação em um processo contínuo, enquanto as equipes internas se dedicam às atividades que sustentam diretamente o negócio.

Fonte: Doc Security