Misturar o dinheiro da empresa com as despesas pessoais ainda é um erro comum entre pequenos empresários e microempreendedores. Embora essa prática possa parecer inofensiva no início do negócio, ela pode comprometer o controle financeiro, dificultar a análise dos resultados e até colocar em risco a continuidade da empresa.
Segundo a contadora e conselheira do Conselho Regional de Contabilidade do Rio de Janeiro (CRCRJ), Tamires Barbosa, a falta de separação entre as finanças pessoais e empresariais impede que o empreendedor tenha uma visão real sobre a situação do negócio.
“Quando o empresário utiliza a mesma conta para receber dos clientes, pagar fornecedores e, ao mesmo tempo, arcar com supermercado, lazer, cartão de crédito e outras despesas pessoais, ele perde a capacidade de identificar quanto a empresa realmente gera de resultado”, explica.
Um dos principais equívocos, segundo a especialista, é acreditar que todo o dinheiro que entra na conta da empresa está disponível para uso pessoal.
“Faturamento não significa lucro. Uma empresa pode faturar R$ 20 mil em determinado mês, por exemplo, mas ainda precisa pagar impostos, fornecedores, funcionários, aluguel, sistemas e todas as demais despesas da operação. Só depois de considerar esses custos é possível analisar efetivamente o resultado do negócio”, destaca Tamires.
Outro erro frequente é tomar decisões apenas com base no saldo disponível na conta bancária.
De acordo com Tamires Barbosa, o empresário precisa entender que parte daquele dinheiro pode já estar comprometida com obrigações futuras.
“Às vezes, o empreendedor olha a conta da empresa, vê um saldo positivo e entende que pode retirar aquele valor. Mas pode haver impostos que vencem na semana seguinte, fornecedores a pagar ou outras despesas programadas. Por isso, olhar apenas o saldo bancário pode trazer uma falsa sensação de disponibilidade financeira.”
A mistura das contas também dificulta saber se a empresa realmente é lucrativa.
Quando despesas pessoais são pagas diretamente com recursos da pessoa jurídica, o empresário pode ter dificuldade para identificar quanto custa manter a operação e quanto efetivamente está sendo consumido por retiradas particulares.
“Sem organização, o empreendedor pode chegar ao fim do mês sem saber se a empresa não deu lucro ou se simplesmente houve retiradas pessoais excessivas. Essa falta de informação prejudica qualquer planejamento”, afirma.
Para a contadora, o primeiro passo é criar uma divisão clara entre a pessoa física e a pessoa jurídica.
“É importante que a empresa tenha uma conta própria e que os recebimentos e pagamentos relacionados ao negócio sejam feitos por ela. Da mesma forma, as despesas pessoais devem permanecer na conta pessoal do empresário.”
Além da separação bancária, é necessário estabelecer uma rotina de controle financeiro.
Registrar entradas e saídas, acompanhar contas a pagar e a receber, reservar recursos para impostos e evitar retiradas aleatórias são algumas das práticas que ajudam a organizar a gestão.
“Não adianta simplesmente abrir uma conta PJ e continuar pagando todas as despesas pessoais com o cartão da empresa. A separação precisa acontecer também no comportamento do empreendedor”, ressalta Tamires.
Outro ponto importante é definir como o empresário será remunerado.
Em vez de retirar dinheiro da empresa sempre que houver saldo disponível, é recomendável estabelecer critérios e planejamento.
Segundo Tamires, a definição das retiradas deve considerar a capacidade financeira da empresa e também a orientação contábil.
“O ideal é que o empresário tenha organização sobre suas retiradas e não utilize o caixa da empresa como uma extensão da sua conta pessoal. Dependendo da estrutura do negócio, podem existir pró-labore, distribuição de lucros e outras situações que precisam ser corretamente analisadas e registradas.”
Ela lembra ainda que pró-labore e distribuição de lucros possuem conceitos distintos.
“O pró-labore corresponde, de forma geral, à remuneração do sócio pelo trabalho desenvolvido na empresa. Já a distribuição de lucros está relacionada ao resultado efetivamente apurado pelo negócio. Por isso, é importante contar com orientação contábil para realizar essas retiradas de forma adequada.”
Mesmo os microempreendedores individuais precisam adotar controles financeiros.
Embora o MEI tenha uma estrutura tributária mais simplificada, isso não significa que o empreendedor deva misturar completamente sua vida financeira pessoal com a atividade empresarial.
“O MEI também precisa saber quanto fatura, quanto gasta para exercer sua atividade e quanto efetivamente sobra. Essa organização permite entender se o negócio está crescendo, se os preços cobrados estão adequados e até se aquela atividade está se aproximando de uma mudança de porte empresarial”, explica.
Para Tamires, criar esse hábito desde o início evita problemas quando a empresa começa a crescer.
“É muito mais fácil começar organizado do que tentar reconstruir toda a movimentação financeira depois que o negócio já aumentou de tamanho.”
Para a especialista, o papel do contador nesse processo vai além da emissão de guias e do cumprimento de obrigações tributárias.
“O contador possui informações que podem ajudar o empresário a compreender melhor a situação da empresa. Quando existe organização financeira e contábil, conseguimos analisar resultados, identificar pontos de atenção e fornecer informações importantes para a tomada de decisão.”
A falta de separação entre as contas pessoais e empresariais, por outro lado, pode comprometer a qualidade dessas informações.
“Quanto mais organizada estiver a movimentação da empresa, mais confiáveis serão os dados utilizados para analisar o negócio.”
Para quem está começando a empreender, a principal orientação é não esperar o crescimento da empresa para organizar as finanças.
“O empresário precisa entender desde o início que o dinheiro que entra na empresa não é automaticamente o dinheiro que ele pode gastar. Separar as finanças pessoais das empresariais é um dos primeiros passos para construir um negócio sustentável e tomar decisões com mais segurança”, conclui Tamires Barbosa.