O fechamento da folha de pagamento de dezembro exige atenção redobrada dos profissionais de Departamento Pessoal e contabilidade. Isso porque o eSocial trabalha com duas apurações distintas no período: a folha mensal, referente à remuneração de dezembro, e a folha anual, destinada ao 13º salário.
A separação não é apenas operacional. Cada folha tem informações próprias e deve ser transmitida de forma independente à DCTFWeb, sistema utilizado para apuração e declaração dos débitos previdenciários. A orientação consta na Nota Orientativa nº 13/2018 do eSocial e permanece prevista no Manual de Orientação do sistema.
Por que existem duas folhas em dezembro?
O eSocial possui dois períodos de apuração para a remuneração dos trabalhadores: o mensal, identificado no formato AAAA-MM, e o anual, utilizado exclusivamente para o 13º salário e identificado pelo ano, no formato AAAA.
Na folha mensal de dezembro, o empregador informa os salários e demais verbas referentes à competência. Já na folha anual, registra o valor total do décimo terceiro devido, considerando o adiantamento realizado até novembro.
A contribuição previdenciária e o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) incidentes sobre o 13º são apurados na folha anual. Por isso, não se deve somar os valores do décimo terceiro à remuneração mensal de dezembro como se fossem uma única apuração.
Como informar o 13º salário no eSocial?
A remuneração do décimo terceiro salário é declarada no evento S-1200 (Remuneração do Trabalhador), dividida em dois momentos distintos:
- 1ª parcela (adiantamento): Deve ser informada na folha mensal (indApuracao = 1) do mês em que o adiantamento foi pago (entre fevereiro e novembro), utilizando uma rubrica específica de adiantamento de 13º (natureza 5504). O prazo de envio segue a regra da folha mensal: até o dia 15 do mês seguinte ao pagamento (antecipado para o dia útil imediatamente anterior caso não haja expediente bancário).
- 2ª parcela (folha anual de 13º): Em dezembro, o empregador deve enviar a folha de apuração anual (indApuracao = 2), informando o valor integral da gratificação, o desconto do adiantamento já pago e as devidas retenções tributárias (INSS e IRRF).
O prazo para envio dos eventos S-1200 e S-1299 (Fechamento dos Eventos Periódicos) referentes à apuração anual vai de 1º a 20 de dezembro (também antecipado para o dia útil anterior caso caia em fim de semana ou feriado). O S-1299 consolida as informações da folha anual e libera o envio dos débitos para a DCTFWeb.
Já o evento S-1210 (Pagamentos de Rendimentos do Trabalho) não possui período de apuração anual. Tanto para a 1ª quanto para a 2ª parcela, ele deve ser enviado na competência mensal em que o efetivo pagamento ocorreu, indicando o período de referência do 13º no formato AAAA (no caso da parcela final). O prazo de envio do S-1210 segue a regra geral da folha mensal: até o dia 15 do mês seguinte ao pagamento, antecipado caso não seja dia útil.
Como conciliar FGTS, INSS e Imposto de Renda?
A separação das folhas também influencia a apuração dos encargos. No caso da contribuição previdenciária e do IRRF, os valores incidentes sobre o décimo terceiro são calculados na folha anual.
O FGTS segue uma lógica diferente. O recolhimento incide sobre o adiantamento no mês em que ele é pago. Na folha anual, o sistema considera a diferença entre o valor total do 13º e a primeira parcela, evitando que o adiantamento seja tributado novamente.
As informações da folha anual também são utilizadas pelo eSocial para apuração do FGTS sobre a segunda parcela. Conforme as regras do FGTS Digital, esses valores são registrados na competência anual (13/AAAA) e possuem o mesmo prazo de vencimento da folha de dezembro, podendo ser recolhidos em guia separada ou unificada.
O que conferir antes de fechar as folhas?
Para evitar divergências no encerramento do ano, o Departamento Pessoal deve conferir se o valor total do 13º está correto, se os adiantamentos pagos ao longo do ano foram registrados nas respectivas competências e se o desconto da primeira parcela foi informado na folha anual.
Também é necessário verificar se as rubricas utilizadas possuem as incidências corretas de contribuição previdenciária, FGTS e Imposto de Renda, além de conferir os eventos de remuneração e pagamento antes do fechamento.
Outro ponto de atenção envolve empresas que não possuem remuneração de 13º a declarar. Segundo o eSocial, não é necessário enviar uma folha anual “sem movimento” nessa situação.
E quando há diferenças de remuneração variável?
Empregados que recebem comissões, horas extras ou outras parcelas variáveis podem ter ajustes no cálculo do décimo terceiro após o fechamento da folha anual.
Nesses casos, o complemento pode ser pago até 10 de janeiro e deve ser informado na folha mensal da competência dezembro, em rubrica específica de natureza 5005, correspondente ao 13º salário complementar. A rubrica precisa estar cadastrada no evento S-1010 com as incidências aplicáveis.
A conferência separada das duas apurações ajuda a evitar duplicidade de valores, inconsistências nos encargos e divergências entre o eSocial, a DCTFWeb e o FGTS Digital.