A Mares Terminal Portuário é uma empresa fictícia utilizada no estudo de caso. Este artigo é uma adaptação do Trabalho de Aplicação de Conhecimento desenvolvido pela autora em 2021 na Universidade Presbiteriana Mackenzie.
Este trabalho apresenta um estudo da área de Contas a Receber da Mares Terminal Portuário e propõe a implementação da cobrança de encargos por atraso.
O objetivo dessedeste trabalho é analisar os processos de contas a receber, sugerir melhorias e estruturar a cobrança.
Situação diagnosticada
O problema foi diagnosticado em decorrência de atrasos recorrentes de clientes que não efetuavam o pagamento com o acréscimo de multa e juros como penalidadedos valores acrescidos de multa e juros e informavam que não efetuariam o pagamento destes encargos, pois as empresas concorrentes não realizavam este tipo de cobrança.
Tendo em vista os atrasos nos recebimentos de nossosdos clientes identificou-se um enfraquecimento do caixado fluxo de caixa. Algumas obrigações da empresa estavam sendo pagas fora do prazo. O estudo relata o pagamento de juros e multa sobre obrigações da empresa e a obtenção de empréstimos para saldar despesas como impostos e salários.
Método
Os dados deste estudo foram obtidos por meio de entrevistas não estruturadas com os funcionários da área de Contas a Receber e Faturamento que possuem contato direto e indireto com as instruções de trabalho realizadas na áreada área.
Nesta aplicação foi utilizado o método de análise de documentação, controles internos e observação para examinar as possíveis perdas da empresa com os pagamentos em atraso. Foram analisados os recebimentos de clientes fora do prazo e as baixas ocorridas em um período de 4 meses.
Propostas de controle e cobrança
Conforme Brigham e Ehrhardt (2016) a área de Contas a Receber deverá serdeve ser um setor estruturado, sendo indispensável que seja realizadose realize um acompanhamento constante para que possa ser possível identificarpara identificar se as condições contratuais estabelecidas estão sendo seguidas e cumpridassão seguidas e cumpridas.
Identificação e notificação
Estabelecer em contrato o procedimento de notificação de cobrança de juros e multa referentes aos títulos pagos após a data de vencimento, dentro de um período de até 15 dias após a identificação do recebimentocuja notificação deve ocorrer em até 15 dias após a identificação do recebimento para que o cliente entenda a necessidade de honrar o prazo estabelecido em contrato evitandocompreenda a necessidade de honrar o prazo estabelecido em contrato e, assim, evite futuros atrasos. A notificação inicial permitirá ao cliente justificar o atraso, por exemplo, por feriado local sem expediente bancário ou por negociação de isenção que não tenha sido comunicada à área de Contas a Receber.
Cobrança e acompanhamento dos encargos
Após a identificação do pagamento em atraso e a notificação da cobrança de juros moratórios deverá ser emitidadeve ser emitida uma nota de débito em formato de boleto via sistema SAP. A nota de débito deverá conter o número da nota fiscal paga em atraso, data da emissão, vencimento, valor da nota, data de pagamento, quantidade de dias em atraso, valores de juros, multa e valor total.
Caso o cliente efetue o pagamento dos juros e multa junto com o valor principal da NF, a transação em desenvolvimento de cobrança deveráo sistema de cobrança deve automaticamente alocar o valor pago para a devida conta de juros e multa não sendo necessárianão tornando necessária a intervenção do colaborador junto ao cliente. Caso o cliente realize o pagamento apenas do valor da NF, sem os devidos juros e multa, este valor pendente deverá seresse valor pendente deve ser atualizado no relatório de juros a cobrar. Em casos de nota fiscal com pagamento parcial, deverão ser calculadosdevem ser calculados juros e multa referente areferentes a cada parte paga da NF.
Após a identificação dos encargos devidos, deverá ser feitodeve ser feito contato por e-mail com o cliente, relacionando as notas fiscais em que o pagamento ocorreu fora do prazo, juntamente com os valores de juros e multa para análise. Após o reconhecimento da dívida deverá ser enviadadeve ser enviada uma notificação de cobrança de juros ao cliente. A cobrança de juros deverá ser mantidadeve ser mantida até que o cliente efetue o pagamento do valor devido, seja concedida isenção ou seja aprovada a baixa por perda.
Planejamento e revisão
O plano de ação previa divulgação interna e externa, treinamento para a utilização do SAP e definição dos responsáveis pela identificação e notificação dos atrasos. Após a emissão da nota de débito, o acompanhamento incluiria a cobrança, a conferência do recebimento e a baixa. O plano previa ainda relatórios gerenciais e reuniões de revisão a cada quinze dias.
Considerações finais
A partir da implantação da rotina proposta no SAP e da reestruturação da área de Contas a Receber e Cobrança, o confronto entre as informações de vencimento e pagamento permitirá verificar divergências nos recebimentos, efetuar as cobranças cabíveis e orientar os clientes sobre os prazos acordados.
Os efeitos sobre as perdas e o fluxo de caixa são resultados esperados da proposta. O trabalho de 2021 não apresenta uma medição posterior à implantação.
Referências
BRIGHAM, E. F.; EHRHARDT, M. C. Administração financeira: teoria e prática. 3. ed. São Paulo: Cengage Learning, 2016.
MARCONDES, Camila Parente. Gestão financeira focada no planejamento e cobrança de encargos da empresa Mares Terminal Portuário. Trabalho de Aplicação de Conhecimento, Universidade Presbiteriana Mackenzie, São Paulo, 2021.
