A transformação digital deixou de ser uma realidade exclusiva das grandes corporações. Atualmente, pequenas e médias empresas também encontram no mercado ferramentas tecnológicas capazes de organizar informações, centralizar dados e melhorar significativamente o controle dos ativos de uma organização.
Entre essas soluções, destacam-se os softwares de gestão patrimonial e controle do ativo imobilizado, desenvolvidos para substituir planilhas isoladas, controles descentralizados e processos manuais que, com o crescimento da empresa, acabam se tornando cada vez mais difíceis de administrar.
Uma das principais mudanças observadas nos últimos anos foi a popularização dos sistemas disponibilizados no modelo SaaS, Software as a Service, no qual a empresa contrata o direito de utilização da ferramenta por meio de uma mensalidade ou anuidade.
Nesse modelo, normalmente não existe a necessidade de adquirir servidores próprios ou realizar grandes investimentos em infraestrutura tecnológica. O acesso acontece diretamente pela internet, utilizando uma plataforma hospedada em nuvem.
Atualizações constantes sem novos investimentos
Uma característica importante dos sistemas modernos é a possibilidade de receber atualizações periódicas sem que o usuário precise adquirir uma nova versão do programa.
Em diversos softwares disponíveis atualmente, as atualizações de funcionalidades, melhorias de segurança e aperfeiçoamentos da plataforma estão incluídas na própria licença de uso.
Isso representa uma mudança relevante em relação aos antigos modelos de softwares instalados localmente, nos quais novas versões frequentemente exigiam aquisição de licenças adicionais ou intervenções técnicas.
A empresa passa a escolher um plano mensal ou anual e utiliza as funcionalidades disponíveis dentro daquele modelo de contratação.
Esse formato facilita principalmente a entrada de pequenas e médias empresas no processo de digitalização.
Uma única base para toda a organização
Outro benefício relevante dos sistemas patrimoniais em nuvem é a possibilidade de trabalhar com uma base única de informações.
Uma empresa que possui diversos departamentos, unidades ou centros de custo não precisa necessariamente manter controles independentes para cada área.
O mesmo sistema pode permitir o cadastro de ativos pertencentes ao administrativo, produção, tecnologia da informação, manutenção, logística, engenharia ou qualquer outro departamento.
Isso transforma o sistema em uma verdadeira base centralizada de gestão do ativo imobilizado.
Fotos, documentos e informações no mesmo ambiente
Os sistemas mais atuais também deixaram de funcionar apenas como simples cadastros de patrimônio.
Hoje, é possível encontrar ferramentas que permitem anexar diferentes tipos de arquivos diretamente ao cadastro de cada ativo.
Um equipamento pode possuir, por exemplo, fotografias, nota fiscal, manual técnico, certificado de garantia, relatório de manutenção, contrato ou documentos em PDF vinculados ao próprio cadastro.
Esse recurso reduz a dispersão das informações em diferentes pastas, computadores ou departamentos.
Em uma eventual auditoria ou consulta administrativa, a empresa consegue encontrar grande parte das informações relacionadas ao ativo em um único ambiente.
Sistemas multiusuários e acesso em nuvem
Outra característica importante é o acesso multiusuário.
Diferentes profissionais podem utilizar o sistema de acordo com seus níveis de acesso e responsabilidades.
Contabilidade, controladoria, patrimônio, manutenção e administração podem consultar uma mesma base, evitando a existência de diversas versões de uma planilha circulando entre departamentos.
O acesso em nuvem ainda possibilita que as informações sejam consultadas de diferentes locais, aspecto especialmente relevante para empresas que possuem filiais ou unidades em cidades distintas.
Além do inventário físico e do cadastro administrativo, muitos softwares também oferecem funcionalidades relacionadas ao cálculo da depreciação dos ativos.
Dependendo da ferramenta, o sistema pode armazenar informações relacionadas à data de aquisição, valor original, vida útil, taxa de depreciação, valor residual e depreciação acumulada.
Essas informações permitem a geração de relatórios que auxiliam os departamentos contábil, fiscal e de controladoria.
Naturalmente, os critérios contábeis adotados precisam estar alinhados às políticas da organização e às normas aplicáveis.
Existem soluções para diferentes portes de empresa
O mercado brasileiro possui diversas alternativas tecnológicas.
Grandes organizações podem utilizar plataformas corporativas como TOTVS, Oracle e SAP, além de empresas especializadas, como a Sispro, entre outras soluções existentes.
Porém, a gestão patrimonial por software não deve ser entendida como algo restrito às grandes companhias.
Existem sistemas direcionados também para pequenas e médias empresas, inclusive organizações que possuem algumas dezenas ou centenas de ativos.
Para uma pequena empresa, substituir diversas planilhas por uma base estruturada já pode representar um avanço significativo em organização, segurança das informações e produtividade.
Para uma organização maior, o mesmo conceito permite administrar milhares de ativos distribuídos entre diversas unidades e departamentos.
Tecnologia como apoio à gestão
O principal benefício de um software patrimonial não está simplesmente na substituição de uma planilha.
Está na capacidade de transformar informações dispersas em uma base organizada, pesquisável e atualizada.
À medida que as empresas crescem, cresce também a quantidade de equipamentos, móveis, máquinas, computadores, veículos e demais bens que precisam ser controlados.
Ter informações confiáveis sobre esses ativos contribui para processos de inventário, conciliação físico-contábil, auditoria, cálculo da depreciação e tomada de decisão.
Por isso, independentemente do porte da organização, avaliar ferramentas tecnológicas para a gestão do ativo imobilizado pode ser um passo importante dentro do processo de modernização administrativa e contábil.
A tecnologia que anteriormente estava concentrada nas grandes corporações tornou-se mais acessível. Hoje, pequenas, médias e grandes empresas podem encontrar soluções adequadas ao volume de ativos, à complexidade de suas operações e ao orçamento disponível.