Impulsionada pela maior formalização dos brasileiros, pelo desejo crescente de trabalhar por conta própria e pela abertura de novos pequenos negócios, a contratação de escritórios virtuais vem deixando de ser apenas uma alternativa de baixo custo e tornando-se parte da infraestrutura que viabiliza essas operações. E, à medida que esse movimento se consolida, confiança e governança deixam de ser um diferencial e passam a ser fundamento, mudando o cálculo de quem contrata e de quem indica.
Na hora de abrir as empresas de seus clientes, é comum que os escritórios de contabilidade recorram a endereços residenciais, coworkings ou aos seus próprios endereços. São saídas práticas, mas frágeis: misturam patrimônio pessoal e empresarial, dependem de estruturas instáveis e concentram no contador uma exposição que deveria ser do cliente. Nenhuma dessas alternativas é recomendada – e o motivo ficou mais evidente nos últimos anos.
Autoridades fiscais têm voltado a atenção para endereços compartilhados usados de forma indevida. O efeito atinge o setor como um todo, inclusive quem opera com seriedade: quando um endereço é citado em uma investigação, a reputação dos contratantes legítimos é afetada, e o profissional que indicou o serviço acaba ficando exposto também. Para o contador, esse risco é ao mesmo tempo técnico e reputacional.
Nada disso, no entanto, tira do escritório virtual a condição de melhor alternativa para o registro de endereço fiscal e comercial, até porque esse mercado vem passando por uma forte transformação em compliance e segurança.
Nesse ambiente, a diligência e os mecanismos antifraude na admissão de clientes se tornam o grande diferencial dos provedores, separando quem opera com responsabilidade de quem apenas vende endereço.
O que a diligência muda na prática
A diligência, nesse contexto, consiste em verificar, antes mesmo da liberação do serviço, se há sinais de risco no cadastro. Quando bem desenhada, protege o ambiente compartilhado, preserva a reputação dos clientes legítimos e reduz a exposição do contador que faz o intermédio da relação.
Foi com essa lógica que a Company Hero, que conta com mais de 55 mil PMEs ativas e 100 mil profissionais PJ orientados, estruturou o Proteção EV, uma camada de validação automatizada aplicada a todas as suas contratações, tornando-se a primeira empresa do Brasil a oferecer endereço fiscal com antifraude. Com inteligência artificial e fontes de dados públicas e privadas, a empresa realiza em poucos minutos uma análise minuciosa, sem impacto na experiência do cliente.
“Na contratação de um escritório virtual, não basta olhar preço e localização. Vale entender o processo de admissão de clientes, como o provedor lida com eventuais riscos e quais salvaguardas existem em caso de qualquer intercorrência. Indicar um escritório virtual com governança estruturada protege o cliente final e o próprio escritório contábil”, afirma Otávio Augusto, COO da Company Hero.
Conheça o Escritório Virtual da Company Hero e veja como a empresa tem agregado governança e novas soluções para seus parceiros contadores.
